Como calcular tu punto de reorden con demanda variable

El punto de reorden es el nivel de inventario en el que debes lanzar una compra para que la reposición llegue justo antes de que te quedes sin producto. Con demanda constante la fórmula es simple: demanda diaria por lead time. Pero tus ventas no son constantes, y por eso la versión que de verdad sirve suma un tercer término: punto de reorden = (demanda diaria promedio × lead time en días) + stock de seguridad. Ese último sumando es lo que absorbe los picos, y sin él tu punto de reorden se ve prudente en la hoja y te deja sin stock en la práctica.

La razón es que la demanda variable rompe el promedio justo cuando más importa. Si vendes en promedio 10 unidades al día y tu proveedor tarda 15 días, un cálculo ingenuo te diría que reordenes con 150 unidades. Pero si en esos 15 días de espera pega una semana fuerte y vendes 14 al día, necesitabas 210, no 150. Ese hueco de 60 unidades es un quiebre de stock garantizado, y ocurre precisamente en los días buenos, cuando perder la venta duele más y encima arriesgas el Buy Box.

Este artículo te muestra cómo calcular cada término con datos reales, cómo dimensionar el stock de seguridad según qué tan variable es tu demanda, y por qué hacerlo a mano en Excel para varios SKU en Amazon y MercadoLibre se rompe al segundo día. La meta no es un número bonito, es un punto de reorden que aguante la semana en que todo se vende.

qué es el punto de reorden y qué no es

El punto de reorden no es tu inventario mínimo ni el nivel al que “ya te estás preocupando”. Es un disparador exacto: la cantidad de unidades disponibles a la que, si lanzas el pedido en ese instante, la mercancía nueva entra al almacén justo cuando la vieja está por acabarse. Cruzar ese punto sin haber ordenado significa que, hagas lo que hagas, vas a tener un tramo sin producto vendible.

Fíjate en la palabra clave: disparador. El punto de reorden responde a “¿cuándo pido?”, no a “¿cuánto pido?”. Esa segunda pregunta la contesta tu cantidad de reorden o tu EOQ, y son cálculos distintos. Mezclarlos es un error común: gente que fija un mínimo de 50 unidades pensando que es su punto de reorden, cuando en realidad ese 50 no tiene relación ni con su velocidad de venta ni con su lead time. Un buen punto de reorden se deriva de esos dos datos, nunca se elige a ojo.

Y como depende de la velocidad de venta y del lead time, cambia por SKU y por canal. Un producto que vende 25 al día en Amazon con reposición local en 5 días vive en un punto de reorden completamente distinto al de un importado que mueve 3 al día con 90 días de tránsito. Un solo número para todo tu catálogo es la forma más rápida de sobre-stockear la mitad y quebrar la otra mitad.

Diccionario: el quiebre de stock es quedarte sin unidades vendibles en un canal; el punto de reorden existe justamente para que la reposición llegue antes de que ese quiebre ocurra.

los tres ingredientes del cálculo

Para armar un punto de reorden necesitas tres números, y cada uno tiene su trampa. El primero es la demanda diaria promedio: cuántas unidades vendes por día en ese canal. Suena trivial, pero la trampa es qué ventana usas. La demanda de los últimos 7 días capta la aceleración de temporada; la de 30 o 90 suaviza el ruido. Un producto estacional en su pico se calcula mejor con la ventana corta, o subestimas la demanda; uno que acaba de salir de una promoción conviene leerlo con la ventana larga, para no confundir un pico pasajero con la nueva normalidad.

El segundo es el lead time: los días que pasan desde que lanzas el pedido hasta que la unidad está disponible para vender, no cuando “sale de fábrica”. Ese matiz cuesta caro. El lead time real incluye producción, tránsito, aduana, recepción e ingreso en el marketplace, que en FBA puede sumar varios días de check-in antes de que la unidad esté vendible. Usar el lead time optimista del proveedor, en vez del que mides tú de punta a punta, es una de las causas más frecuentes de un punto de reorden que llega tarde.

El tercero es el stock de seguridad, el colchón que cubre la variabilidad. Es el sumando que convierte un cálculo teórico en uno que sobrevive a la realidad. Si la demanda o el lead time nunca variaran, sería cero. Como sí varían, su tamaño depende de qué tan errática es tu demanda y de qué tan puntual es tu proveedor. Lo dimensionamos en la siguiente sección.

Para el lead time no basta con preguntar; hay que medirlo. Cómo hacerlo bien lo desarrollamos en qué es el lead time y cómo medir el tuyo de verdad, porque este número es la mitad de tu punto de reorden y casi nadie lo tiene documentado con honestidad.

por qué la demanda variable te obliga a un stock de seguridad

Con demanda perfectamente estable el punto de reorden sería solo demanda × lead time y nunca quebrarías. El problema es que “10 al día en promedio” esconde días de 4 y días de 16. El promedio te dice el centro, no los extremos, y son los extremos los que te dejan sin stock. Si reordenas exactamente al promedio, básicamente estás apostando a que la ventana de espera caiga en un tramo tranquilo, y la mitad de las veces pierdes esa apuesta.

El stock de seguridad es lo que compras para no depender de la suerte. Su tamaño correcto sube con dos cosas: la variabilidad de tu demanda y la variabilidad de tu lead time. Un SKU que vende parejo todos los días necesita poco colchón; uno que vive de picos impredecibles necesita mucho. Igual con el proveedor: uno que siempre entrega en 15 días exactos te deja tranquilo, uno que a veces tarda 15 y a veces 28 te obliga a cubrir el escenario malo.

La forma sencilla de dimensionarlo es sobre el peor caso razonable: en lugar de “10 al día por 15 días”, calcula “14 al día por 18 días” usando tu demanda alta reciente y tu lead time largo reciente. La diferencia contra el cálculo promedio es, en la práctica, tu stock de seguridad. La forma estadística usa la desviación estándar de la demanda y un factor según el nivel de servicio que quieras, pero el principio es el mismo: cuanto más brinca tu venta, más colchón necesitas para no quebrar en la semana buena.

Diccionario: los días de inventario miden cuánto durará tu stock al ritmo de venta actual; son la unidad correcta para leer un punto de reorden, porque traducen “unidades” a “tiempo antes de quebrar”.

un ejemplo con números que se mueven

Tomemos un caso de SPORTIFY. Una banda de resistencia vende en Amazon con estos datos del último mes: demanda diaria promedio de 12 unidades, pero en la mejor semana llegó a 17 al día. El lead time con el proveedor es de 20 días en teoría, aunque las últimas dos reposiciones tardaron 24 por temas de aduana. Con esos números, el cálculo ingenuo daría 12 × 20 = 240 unidades como punto de reorden.

Ahora el cálculo honesto. Demanda × lead time con el promedio: 12 × 20 = 240. Stock de seguridad con el peor caso razonable: la demanda alta (17) por el lead time largo (24) da 408; contra el ciclo promedio de 240, el colchón es de 168 unidades. Punto de reorden realista: 240 + 168 = 408. La diferencia entre 240 y 408 no es exceso de prudencia, es exactamente la brecha que te deja sin producto en la semana fuerte, justo cuando el algoritmo del marketplace más te castiga por quedarte sin stock.

Observa que este número no es fijo. Si la banda entra en temporada alta y el promedio sube a 18 al día, el punto de reorden se recalcula solo hacia arriba; si baja la variabilidad porque el proveedor se estabiliza, el stock de seguridad puede encoger. Por eso un punto de reorden escrito una vez en una celda de Excel envejece mal: es correcto el día que lo calculas y va quedando desfasado cada día que la demanda cambia sin que tú lo recalcules.

por qué hacerlo a mano no escala

Todo el cálculo anterior es perfectamente sostenible una vez, para un SKU, en una buena hoja de cálculo. El problema aparece cuando tienes 80 o 300 productos repartidos en Amazon, MercadoLibre, envíos propios y un 3PL. Ahí la actualización manual se rompe el segundo día: cada punto de reorden depende de una demanda que cambió ayer y de un lead time que se movió con la última reposición, y recalcular todo eso a mano cada mañana simplemente no ocurre.

El patrón lo conoces. Abres Seller Central para ver ventas y stock de FBA, luego MercadoLibre para Full y Flex, después la hoja del 3PL que llegó por correo el lunes, pegas todo en un Excel, calculas promedios de venta, buscas tus lead times en otro archivo y armas la resta del stock de seguridad SKU por SKU. Para cuando terminas, el dato ya es de ayer y decides con esa incertidumbre encima. Multiplícalo por cientos de SKU y por cuatro canales y el número de reorden que usas casi nunca es el que corresponde a hoy.

Peor todavía: cada canal tiene su propio inventario y su propia velocidad. El stock de FBA solo sirve a Amazon; el de Full solo a MercadoLibre. Un punto de reorden calculado sobre el total te miente igual que un promedio miente sobre los extremos: puedes tener 600 unidades sumadas y aun así estar por quebrar en el único canal donde ese producto se vende rápido. El cálculo tiene que ser por canal, y a mano eso multiplica el trabajo hasta volverlo imposible de sostener.

qué cambia con datos en tiempo real

Un punto de reorden calculado en tiempo real existe precisamente para que ese trabajo manual desaparezca. En lugar de que tú juntes la información, el sistema lee el disponible real de cada canal, mide la velocidad de venta vigente con la ventana que elijas, cruza tu lead time medido y calcula el punto de reorden con su stock de seguridad, recalculándolo cada día contra datos frescos. Cuando el disponible cruza ese umbral, el aviso sale solo, no cuando por fin te sientas a revisar pestañas.

La base de todo esto es partir del número honesto. Si el cálculo arranca del stock físico del almacén en vez del disponible real por canal, tu punto de reorden queda inflado y el aviso llega tarde aunque el umbral se vea prudente. El disponible real descuenta reservas, tránsitos internos, devoluciones por procesar y unidades bloqueadas, y es la única base sobre la que un punto de reorden avisa a tiempo de verdad.

Ese cambio, del recálculo manual sobre datos de ayer al umbral automático sobre datos de hoy, es lo que conecta el punto de reorden con el resto de tu operación. La misma disciplina de leer números frescos por canal es la que te deja cuidar el margen cuando toca reponer: si vas a apurar una compra para no quebrar, conviene cruzarla con tu rentabilidad y tu gasto publicitario, algo que explicamos en qué es el ACoS, porque salvar la venta con flete express y el margen ya comido a veces sale más caro que el propio quiebre. Un buen punto de reorden no solo te avisa a tiempo: te da los días de margen para reponer bien, no a cualquier precio.

Diccionario: el disponible real es el stock que puedes vender ahora mismo, ya descontadas reservas, devoluciones por procesar e inventario bloqueado; es la base honesta sobre la que se calcula un punto de reorden que no llegue tarde.